Persondatapolitik
Dine personoplysninger tilhører dig, og det er vigtigt for Albatros Arctic Circle (AAC) at beskytte dine personoplysninger, som du deler med os. Formålet med AACs persondatapolitik er på en klar og gennemskuelig måde at forklare, hvordan vi indsamler, overfører, anvender og beskytter dine personoplysninger. AAC har en klar ambition om at minimere behandlingen af dine personoplysninger så meget som muligt og at skabe en høj grad af transparens i forhold til de oplysninger, der behandles. Nærværende politik har således også til formål at oplyse dig om, hvilke rettigheder du selv kan gøre brug af.
AAC udfører al håndtering af personlige data i overensstemmelse med de gældende regler for behandling af personoplysninger (GDPR og PDL). Denne Persondatapolitik gælder alle vores kunder, leverandører og samarbejdspartnere.
Om Albatros Travel Group
Albatros Travel Group er et internationalt rejsebureau med speciale i grupperejser. Vi har hovedkontor i København, Danmark, hvorfra vi betjener kunder i både Danmark, Sverige, Norge og Finland. Derudover har vi kontor i Polen, Kina og Sydafrika. Albatros indgår i SRBW-holding, hvorunder følgende selskaber også indgår: The Great Wall Marathon, Albatros Afrika, Albatros Expeditions, Albatros Arctic Circle og Hotel Hvide Falk. Denne persondatapolitik gælder for disse virksomheder, men din primære kontakt er Albatros Travel Circle.
Hvis du har spørgsmål til denne Persondatapolitik eller til vores behandling af dine personoplysninger og rettigheder, kan du kontakte os skriftligt her:
Albatros Arctic Circle
Polar Lodge & Old Camp
Mitaafitt Aqq – postbox 1009
3910 Kangerlussuaq
Greenland
E-mail: info@aac.gl
Hvad er personoplysninger
Personlige oplysninger dækker alle oplysninger, der kan bruges til at identificere en fysisk person. Det kan for eksempel være for- og efternavn, privatadresse eller anden fysisk adresse, e-mailadresse eller andre kontaktoplysninger, uanset om de vedrører vedkommendes private bopæl eller arbejdsplads.
Hvilke typer af personoplysninger behandler vi og hvorfor?
De indsamlede oplysninger kan variere, alt efter om du er kunde, leverandør eller samarbejdspartner, men generelt vil det være oplysninger vedrørende kundeadministration, leverandøradministration samt oplysninger vedrørende AACs forpligtigelser.
Bemærk venligst, at manglende afgivelse af personoplysninger fra din side kan betyde, at AAC ikke vil være i stand til at opfylde sine forpligtigelser i forbindelse med dit kunde- eller leverandørforhold.
Oplysninger vedrørende vores kunder og hvordan de indsamles:
AAC vil typisk indsamle følgende oplysninger om vores kunder:
Navnelister
Når du bestiller en rejse hos AAC, indsamler vi personlige oplysninger om dig og eventuelle medrejsende, for at kunne gennemføre din bestilling. Det er oplysninger om navn, fødselsdato, alder, køn, adresse, telefonnummer og e-mail for alle rejsende, som er omfattet af bestillingen. Hvis bestillingen omfatter børn, indsamler vi de samme oplysninger som ovenfor vedrørende barnet.
AAC indsamler og behandler som udgangspunkt alene almindelige personoplysninger. Der kan dog være tilfælde i forbindelse med bestilling af en rejse, hvor det er nødvendigt for os at indsamle og behandle følsomme personoplysninger (fx oplysninger om specialmenuer på din flyrejse eller oplysninger som har med dit helbred at gøre som fx behov for kørestol) samt oplysninger om CPR-numre (fx i forbindelse med visumansøgning, hvor vi skal bruge paskopi). Uden disse oplysninger vil vi ikke kunne levere de ekstra ydelser og services, som er tilknyttet disse personfølsomme oplysninger.
Som abonnent på vores nyhedsbrev:
Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, registrerer vi dit navn, dit postnummer og din e-mail adresse, hvortil vi sender nyhedsbrevet. Vi gemmer din e-mail adresse, så længe du vælger at fortsætte med at modtage nyhedsbrevet. Du vil altid kunne afmelde det igen ved at bruge linket nederst i nyhedsbrevet.
Ved brug af vores hjemmesider:
Vi indsamler oplysninger om, hvordan der navigeres på vores hjemmesider, og hvilke søgninger, der laves. Vi bruger oplysningerne til at forbedre præsentationen af vores rejser og ydelser og til at sikre den bedste oplevelse for brugeren. Oplysningerne er anonyme og ikke personhenførbare.
Oplysninger vedrørende vores leverandører og samarbejdspartnere
Fra vores leverandører og samarbejdspartnere indsamler vi oplysninger i forbindelse med indgåelse af en leverance- eller samarbejdsaftale. Det drejer sig om følgende oplysninger: Kontaktoplysninger (jobtitel, navne, kontaktoplysninger), oplysninger som du giver os omkring dine præferencer i forhold til markedsføring eller kommunikation samt oplysninger, som du giver os, hvis du kontakter os med et spørgsmål for at indberette et problem, eller når du i øvrigt henvender dig til os som led i vores samarbejde.
Hvad bruger vi dine personoplysninger til?
AAC behandler dine personoplysninger til opfyldelse af de formål, der er anført nedenfor. Bemærk, at det ikke nødvendigvis er alle tilfælde som gælder for dig.
AAC behandler udelukkende dine personoplysninger i det omfang det er nødvendigt i forbindelse med dit kunde-, leverandør- eller samarbejdsforhold (idet der i hvert enkelt tilfælde tages højde for eventuelle interesser) eller i henhold til gældende ret.
AACs juridiske grundlag for at behandle dine personoplysninger
AAC behandler dine personoplysninger i henhold til loven. AAC anvender ikke dine personoplysninger til at træffe afgørelser, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering.
AAC tilstræber at sikre, at de personoplysninger, vi behandler, er korrekte og opdaterede. Vi beder dig derfor om at informere os om eventuelle ændringer i dine personlige oplysninger (fx ændring af adresse).
AAC behandler som udgangspunkt oplysningerne om dig enten på baggrund af et samtykke, indgåelse af en rejseaftale med AAC, eller for at kunne opfylde andre juridiske forpligtigelser. Det betyder, at selvom du trækker dit samtykke tilbage, og den behandling, som baseres på samtykke udløber, kan personoplysningen alligevel findes hos os til andre formål. Hovedsageligt behandler vi dine oplysninger for at opfylde en aftale, som du er part i, såsom en rejse. Der kan desuden være situationer, hvor vi behandler dine personoplysninger for at forfølge en legitim interesse, med mindre hensynet til dine interesser går forud for dette. De legitime interesser, som AAC forfølger, er blandt andet markedsføring og statistik.
Kundeadministration
For at kunne levere de rejseydelser, som du har bestilt hos os, bruger vi dine personoplysninger på forskellige måder. Oplysningerne anvendes til at udstede billetter og rejsedokumenter samt til at foretage hotelbestillinger og gennemføre betaling af de ydelser, du har bestilt. Hvis du har bestilt yderligere ydelser såsom rejseforsikring, udflugtspakker, visum, forlængelser og lignende, bruges oplysningerne på samme måde til at levere disse ydelser. Derudover indbefatter det også brugen af dine oplysninger til bogføring, afregning, revision og lignende.
Derudover bruger vi dine personoplysninger til at give dig service, hvis du kontakter os med spørgsmål, kommentarer eller reklamationer. Vi bruger dit navn og fakturanummer til at identificere dig og din rejse. Vi bruger dine kontaktoplysninger, f.eks. mailadresse og telefonnummer i tilfælde af spørgsmål.
Brug af cookies
På vores hjemmesider anvendes tredjepartscookies til forskellige former for trafikmåling, statistisk analyse og i forbindelse med markedsføringskampagner. Disse aktiviteter foregår anonymt.
Evaluering af vores ydelser
Hos AAC evaluerer vi hele tiden vores produkter og ydelser for at kunne opretholde en høj kvalitet. Derfor bruger vi de oplysninger, som vi indsamler fra vores kunder efter rejsen i evalueringsskemaet, til at udvikle og forbedre vores rejser og services. En anonymiseret evaluering af vores rejser vises også på vores hjemmeside.
Dette gælder også vores markedsføring, hvor vi analyserer brugeradfærd for at udvikle, hvordan vi præsenterer oplysninger og kampagner. I disse tilfælde vil det være anonymiserede data, der ikke kan henføres direkte til personer.
Deling af personoplysninger
AAC videregiver alene dine personoplysninger, i det omfang det er nødvendigt for at kunne levere de ydelser, som du har bestilt hos os. AAC videregiver ikke dine personoplysninger til samarbejdspartnere eller tredjeparter, således at disse kan anvende dine oplysninger til direkte markedsføring.
Leverandører af rejserelaterede ydelser
Albatros vil typisk videregive personoplysninger til følgende modtagere i forbindelse med bestilling af en rejse og relaterede produkter og ydelser:
Rejsesystemer:
Et GDS er et it-netværkssystem, der ejes eller drives af et firma, der muliggør transaktioner mellem rejsebranchens tjenesteudbydere, hovedsageligt flyselskaber, hoteller, biludlejningsfirmaer og rejsebureauer. Et GDS forbinder tjenester, priser og bookning ved at konsolidere produkter på tværs af de tre rejsesektorer, dvs. flyreservationer, hotelreservationer og biludlejning. Hos AAC bruger vi Amadeus.
Interne IT-systemer:
Hos AAC håndterer vi personoplysninger i en række interne IT-systemer. Det er blandt andet vores kundedatabase og salgssystem. Disse systemer er designet til at kunne levere de ydelser, som du har bestilt hos os, og disse systemer er designet til at kunne håndtere de personoplysninger, som vi indsamler.
Flyselskaber:
AAC videregiver personoplysninger til flyselskaber i forbindelse med bestilling af din rejse. Til brug for bestilling af din flyrejse vil vi typisk videregive oplysninger om navn, afrejselufthavn, destination, dato for ud- og hjemrejse, specielle ønsker i forbindelse med din rejse, herunder bestilling af specialmenuer under flyvningen og evt. behov for speciel assistance på flyet eller i lufthavnen til det valgte flyselskab.
I forbindelse med rejser til specielle destinationer kan vi desuden videregive oplysninger om dit pasnummer til flyselskabet.
Hoteller og Krydstogtlinjer:
AAC videregiver personoplysninger til de hoteller, som du skal benytte på din rejse. Til brug for bestilling af dine hotelovernatninger vil vi typisk videregive oplysninger om navn, destination, dato for ankomst og afrejse, værelseskategori, specielle ønsker i forbindelse med din rejse, herunder bestilling af specialkost under hotelopholdet og evt. behov for speciel assistance under hotelopholdet i forbindelse med handicap eller sygdom.
Rejseagenter:
Hvis du som led i din rejse skal deltage i udflugter eller har behov for transfer, kan AAC videregive personoplysninger til rejseagenter. Rejseagenten har til opgave at arrangere den pågældende udflugt eller transfer ved bestilling af de ønskede ydelser hos lokale leverandører på destinationen. Til brug for bestilling af dine udflugter, transfers mv. videregiver vi typisk oplysninger om navn, dato og tidspunkt for ankomst og/eller afrejse, destination samt specielle ønsker i forbindelse med transferen eller udflugten, herunder bestilling af specialmenuer og evt. behov for speciel assistance på grund af handicap eller sygdom.
Rejseledere og engelsktalende guide:
AACs ture er med enten dansk rejseleder eller engelsktalende guide med stor erfaring fra det pågældende land. Alle guider og rejseledere er nøje udvalgt, og nogle er bosat på destinationerne ude i verden, mens andre bor i Danmark og følger med rejsedeltagerne fra lufthavnen til destinationen. Rejselederen har til opgave at guide dig igennem din rejse og hjælpe undervejs. For at kunne gøre dette, videregiver vi typisk oplysninger om navn, dato og tidspunkt for ankomst og/eller afrejse, destination samt specielle ønsker i forbindelse med transferen eller udflugten, herunder bestilling af specialmenuer og evt. behov for speciel assistance på grund af handicap eller sygdom.
Internationale overførsler af dine personoplysninger
Da vi arrangerer rejser til hele verden, er nogle af vores partnere (som hoteller og flyselskaber) uden for EU/EØS-området. Det betyder, at personoplysninger kan blive overført til samarbejdspartnere i disse lande, når det er nødvendigt for at levere den ydelse, du har bestilt. Hvis din rejse går til et land udenfor EU/EØS, er det en forudsætning, at AAC har mulighed for at overføre persondata, for at kunne booke flyrejse, hoteller mv. på din rejsedestination.
Uanset hvilket land, AAC sender dine personoplysninger til, har AAC forpligtet sig til at sikre, at der opretholdes et højt beskyttelsesniveau for dine personoplysninger.
Databeskyttelseslovgivningen i lande uden for EU/EØS kan være lempeligere, end den er i Danmark og i det øvrige EU/EØS, da der i størstedelen af tilfældene vil være tale om lande, hvor EU-Kommissionen har vurderet, at databeskyttelsesniveauet ikke er på højde med databeskyttelsesniveauet inden for EU/EØS.
I det tilfælde, hvor det er praktisk muligt for os, vil overførsel af dine personoplysninger ske på baggrund af de af EU-Kommissionen udarbejdede standardoverførselskontrakter, der er specielt udarbejdet til dette formål. For så vidt angår overførsler til USA vil disse for så vidt muligt ske på baggrund af Privacy Shield. Privacy Shield er en aftale mellem EU og USA, der blandt andet fastsætter et stærkt sæt af databeskyttelsesregler og sikkerhedsforanstaltninger, som de amerikanske virksomheder, der tilslutter sig ordningen, er forpligtede til at overholde, når de behandler personoplysninger.
I visse tilfælde vil det imidlertid ikke være praktisk muligt for AAC at indgå en standardoverførselskontrakt eller anvende Privacy Shield som juridisk overførselsgrundlag. I sådanne tilfælde vil overførslen af oplysningerne ske med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 49, 1 (b), da overførslen af dine personoplysninger til det pågældende land er nødvendig af hensyn til opfyldelse af kontrakten mellem dig og AAC (dvs. i forbindelse med din rejse).
Hvis du ikke ønsker, at AAC i forbindelse med bestilling af din(e) rejse(r) sender dine personoplysninger til modtagere uden for EU/EØS, bedes du oplyse os derom senest i forbindelse med bestillingen af din rejse. Du skal blot være opmærksom på, at hvis din rejse går til et land udenfor EU/EØS, er det en forudsætning, at AAC har mulighed for at overføre persondata for at kunne gennemføre din rejse.
AAC videregiver ikke i noget tilfælde dine personoplysninger til modtagere uden for EU/EØS, medmindre dette er nødvendigt for at kunne opfylde dine ønsker ved fx at levere den bestilte rejse til dig.
Dataintegritet
Personoplysninger opbevares så længe det er nødvendigt for at opfylde det formål, hvortil de er indsamlet, medmindre opbevaringen er nødvendig for at opfylde nationale lovkrav. Det gælder blandt andet lovpligtige opbevaringsperioder i forbindelse med bogføring og mulighed for reklamation mv.
Hos AAC gemmer vi dine personoplysninger og rejsehistorik i 5 år fra hjemrejsedatoen på din sidste rejse. Oplysningerne gemmes i vores kundedatabase. Vi vil altid sikre, at dine personoplysninger slettes på en sikkerhedsmæssig forsvarlig måde. Er du medlem af Royal Albatros gemmer vi dine personoplysninger i minimum 5 år eller til du melder dig ud.
Hvis du er tilmeldt vores nyhedsbrev, vil vi gemme dine kontaktoplysninger, så længe du vælger at fortsætte med at modtage nyhedsbrevet.
Personoplysninger, som er indsamlet i forbindelse med messer og lignende, opbevares i 3 mdr. efter afholdelse.
Sikkerhedsforanstaltninger
AAC har implementeret en række tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, for at beskytte dine personoplysninger mod misbrug. Vi evaluerer løbende risici i vores behandling af personoplysninger og tager de nødvendige forholdsregler for at mindske risikoen. Sikkerhedsforanstaltningerne gennemgås løbende og revideres i overensstemmelse med den teknologiske udvikling.
Derudover har vi implementeret adgangsstyring i en lang række af vores systemer, således at det kun er medarbejdere med et arbejdsbetinget behov, der har adgang til personoplysninger. Vi sørger løbende for at uddanne vores medarbejdere og har udarbejdet og implementeret en lang række procedurer for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med de principper, der følger af persondataretten. Derudover er alle af AACs medarbejdere underlagt tavshedspligt, så du kan være sikker på, at dine oplysninger behandles fortroligt.
Dine rettigheder
Du har en række rettigheder i henhold til den gældende databeskyttelseslovgivning:
Du har ret til at anmode om, at oplysningerne om dig bliver slettet eller korrigeret. Du har også ret til at anmode om, at behandlingen af dine personoplysninger er begrænset til bestemte formål og f.eks. ikke kan bruges til direkte reklame eller såkaldt profilering.
Derudover har du ret til at tilbagetrække dit samtykke til behandling af dine personoplysninger. Hvis du ønsker dette, vil vi slette dine personoplysninger og afbryde den behandling, som blev omfattet af dit samtykke.
Hvis du ønsker at gøre brug af disse rettigheder, skal du kontakte os via de kontaktoplysninger, som du finder øverst i denne Persondatapolitik under afsnittet ”Kontaktoplysninger”.
Du har endvidere ret til at få indsigt i de personoplysninger, som AAC har registreret om dig. Det sker ved at sende en skriftlig anmodning om registerudtræk til den adresse, som du finder øverst i denne
Persondatapolitik i afsnittet ”Kontaktoplysninger”. Anmodningen bør ske skriftligt pr. brev, da den skal indeholde din underskrift. I anmodningen har vi brug for dit navn, kontaktoplysninger og også gerne fakturanummer på din(dine) tidligere rejser. Mærk gerne brevet ”Anmodning om persondataudtræk”.
Klagemulighed
Hvis du ønsker at klage over AAC’ behandling af dine personoplysninger, kan det ske til:
Datatilsynet
Borgergade 28, 5.
1300 København K
E-mail: dt@datatilsynet.dk
Opdateringer
AAC evaluerer og opdaterer løbende denne Persondatapolitik. Du bør derfor regelmæssigt tjekke den for eventuelle ændringer, som kan have betydning for vores behandling af dine personoplysninger.